Il se peut que vous partiez en vacances ou que vous soyez absent de votre bureau pendant quelques jours. Afin de ne pas trop faire attendre vos contacts, il est recommandé de mettre en place un mail d’absence envoyé automatiquement à ces derniers. Le message d’absence doit être court et comporter les informations les plus importantes tel que la période d’absence, la raison de l’absence et l’adresse email d’un collègue pouvant traiter la demande de votre contact. Pour créer le message d’absence, il est nécessaire de créer un nouveau filtre sur Roundcube.
Comment configurer un mail d’absence sur Roundcube ?
Si vous disposez de Roundcube sur votre hébergement mutualisé, vous pouvez créer un mail d’absence en vous connectant à votre boite email et en cliquant sur « Paramètres » se trouvant en haut à droite.
Cliquez sur l’onglet « Filtres » puis sur le bouton « + » de la rubrique « Filtres« .
Indiquez un nom de filtre, cochez la case « Tous les messages » puis sélectionnez l’action « Répondre avec le message« .
Indiquez le corps du message d’absence, l’objet du message ainsi que la fréquence d’envoi du message puis cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Déplacez le filtre « Vacances » au-dessus du filtre « Spam-défaut » afin que ce dernier soit pris en compte. Le déplacement s’effectue par simple glisser-déposer
Comment créer un message d’absence ?
Comme il est bon de le rappeler, une bonne communication au sein d’une entreprise passe aussi par le message d’absence. Bien que ce dernier soit automatique, il est nécessaire que ce dernier soit clair et précis. Alors comment créer votre message d’absence ?
Objet du message
Il est important de définir un objet sur votre message. En effet, cela permettra à votre contact de savoir de quoi il en retourne. L’objet le plus souvent employé est « absent du bureau« .
Formule d’appel
Votre mail d’absence doit obligatoirement contenir une formule de politesse. La meilleure manière est d’en un premier temps, de remercier votre interlocuteur pour son message comme « Merci beaucoup pour votre message » ou « Bonjour et merci pour votre email ».
Date de disponibilité
Comme il a été indiqué en début d’article, il est important de communiquer les informations les plus pertinentes. C’est pourquoi, si vous êtes absent de votre bureau, il est nécessaire d’indiquer la date à laquelle vous serez à nouveau au bureau. Bien que cela ne soit pas une obligation, vous pouvez aussi indiquer dans l’email, la raison de votre absence, par exemple: Je suis actuellement en congé. Je serais à nouveau joignable à compter du lundi 10 Février 2020.
Redirection impossible
Dans certains cas, il vous est possible, outre l’envoi du message d’absence, de transférer l’email vers un de vos collègues. Cependant, il se peut que certaines raisons, cela ne se fasse pas. Il peut être bien de donner la raison pour laquelle l’email de votre contact ne sera pas transmis à un de vos collègues.
Référent
Pendant votre absence, certains de vos dossiers et clients peuvent être traité par l’un de vos collègues. Dans ce cas, il peut être intéressant de le faire savoir. Vous pouvez par exemple, mettre comme phrase, ceci: En cas d’urgence, vous pouvez vous adresser à Monsieur X dont l’adresse email est la suivante xxxxx@domaine.com.
Formule de conclusion
Vous pouvez mettre en place sur votre mail d’absence, une formule de politesse en conclusion tel que « Bien à vous » ou « Cordialement ».
Comment personnaliser votre mail d’absence ?
Dans de nombreuses professions, il vous est possible d’être plus détendu, ce qui vous permet de personnaliser un peu plus votre message d’absence afin d’être moins formel. Cela est particulièrement le cas lorsque les emails sont principalement des notes internes.
Par exemple, dans votre message d’absence, vous pouvez uniquement indiquer que vous êtes en vacances, sans pour autant mettre de date de retour. Voici un aperçu des styles qu’il vous est possible d’utiliser pour vos messages d’absences:
Décontracté
- Je suis en congé actuellement.
- Il sera à nouveau possible de me joindre à compter du 10 Février 2020
Occasion spéciale
- Bonne et heureuse nouvelle année !
- En pause pour les vacances de Noel, je serais de retour très prochainement, frais comme un gardon
Humoristique (principalement entre collègue)
- En randonnée, je serais à nouveau présent le 10 février 2020 si je retrouve mon chemin
Toutefois, il est à noter qu’il y a certaines formules à éviter tel que les formules « Enfin en vacances ! », « je ne lierais pas vos emails pendant mes congés ! ».
Exemple de message d’absence
Bonjour et merci pour votre message, Je suis actuellement en congé et serai à nouveau à votre disposition le 10 février 2020. Pour des raisons de confidentialité, votre message ne sera pas transmis. Cependant en cas d'urgence, il vous est possible de joindre mon collègue à l'adresse xxx@domaine.com. Cordialement <a href="https://blog.lws-hosting.com/adresse-mail-pro/guide-webmail-roundcube-inserer-signature">Votre signature</a>
Quels sont les risques d’un mail d’absence ?
Il est très courant de mettre en place un message d’absence lorsque l’on s’absente du bureau pour une certaine période. Cependant, il est impératif d’apporter une attention particulière aux informations que va transmettre votre message avant de le sauvegarder.
En effet, il n’est malheureusement pas rare que des criminels s’emparent de ces informations afin de les utiliser, par exemple pour vous cambrioler.
Conclusion sur les messages d’absence
Vous êtes désormais en mesure de mettre en place un mail d’absence, il ne reste plus qu’à tester cela lors de vos prochaines vacances 👍
De plus, vous savez ce que doit obligatoirement contenir votre message. En effet, il est important de mettre en évidence la raison de votre absence ainsi que la date de retour. A noter que les formules de politesse sont de mises et il est impératif de ne pas être trop familier dans ce dernier.
Et surtout, n’oubliez pas de désactiver le filtre dès votre retour 😉
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