D’après une étude de l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN), un salarié reçoit dans les 144 mails par jour contre 200 voire plus pour les dirigeants. Cela est dû à l’hyperconnectivité, de plus, l’email reste l’outil le plus professionnel pour communiquer avec les clients et les collaborateurs.
Face à l’abondance de courriers électroniques, l’hébergement mail se présente comme la solution pour toute entreprise qui cherche à optimiser ses communications, mais comment choisir ? Nous répondons à cette question à travers des conseils et critères de choix dans cet article.
Comprendre l’hébergement mail
L’hébergement mail se distingue des fournisseurs de messagerie grand public tels que Google ou Yahoo en offrant un service dédié aux emails sur votre propre domaine. Il utilise des serveurs de messagerie spécifiquement configurés pour gérer efficacement les communications électroniques en masse de votre entreprise.
Ce service vous permet également d’accéder à vos emails à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, y compris un mobile, grâce à un webmail professionnel.
Avantages de l’hébergement mail
Opter pour un hébergement mail est particulièrement avantageux pour les petites et moyennes entreprises qui traitent un volume élevé de mails quotidiennement. Il convient également à ceux qui souhaitent utiliser une adresse email personnalisée liée au nom de domaine du site comme thomas@monentreprise.fr au lieu de thomas1234@gmail.com par exemple. Cela permet de renforcer l’identité de l’entreprise.
Enfin, avec un hébergement mail, vous pouvez bénéficier d’un service de sécurité élevé et d’options supplémentaires pour améliorer la protection et la gestion des données sensibles ainsi que la délivrabilité des courriels.
Critères pour bien choisir un hébergement mail
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière d’emails. Identifiez les vôtres pour choisir l’hébergement mail optimal. Ensuite, priorisez la capacité de stockage, le traitement des pièces jointes, le niveau de délivrabilité des mails, la sécurité, les fonctionnalités additionnelles et le prix lors de votre sélection.
Capacité de stockage
La capacité de stockage est un critère essentiel lors du choix d’un hébergement mail, car elle détermine la quantité d’emails, de données et de fichiers que vous pourrez archiver.
Pour une petite entreprise avec un volume modéré d’emails, une capacité de stockage totale de quelques gigaoctets peut suffire. En revanche, une entreprise plus grande ou une équipe qui échange régulièrement des fichiers volumineux nécessitera une capacité plus importante, pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de gigaoctets voire des téraoctets. Choisissez la capacité de stockage selon vos besoins spécifiques et le nombre de boîtes emails utilisées.
Capacité de transfert de pièces jointe
Les services populaires comme Gmail limitent la taille des pièces jointes à 25 Mo par email. Cette limite peut être restrictive pour les entreprises qui traitent régulièrement des fichiers volumineux tels que des présentations, des vidéos ou des documents graphiques.
Pour pouvoir dépasser cette restriction, lors de votre sélection d’hébergement, choisissez un service qui répond à vos besoins en termes de taille maximale des pièces jointes que vous pouvez envoyer.
Niveau de délivrabilité des mails
Lors du choix d’un hébergement mail, il est crucial pour les entreprises de prendre en compte le niveau de délivrabilité des mails afin d’éviter que leurs communications importantes atterrissent dans les spams ou ne soient blacklistées.
Choisissez un service d’hébergement mail qui prend en charge les protocoles d’authentification comme SPF, DKIM et DMARC. Ils sont essentiels pour vérifier l’identité de l’expéditeur, protégeant ainsi l’entreprise contre les usurpations d’identité et renforçant la confiance des destinataires.
Un service d’hébergement qui dispose d’un serveur SMTP bien configuré est aussi essentiel pour assurer une transmission sécurisée et efficace des emails, garantissant que les messages atteignent leurs destinataires sans problème. En prenant en compte ces éléments, vous améliorez non seulement la délivrabilité des emails, mais aussi la réputation de votre entreprise en tant qu’expéditeur fiable.
Sécurité
La sécurité est un aspect critique à prendre en compte lors du choix d’un service d’hébergement mail. Les emails contiennent souvent des informations sensibles et confidentielles, ce qui en fait une cible attrayante pour les cyberattaques.
Pour choisir un bon service d’hébergement mail, pensez à vérifier les niveaux de sécurité proposés pour la protection des données. Pour ce faire, vérifiez la présence d’une protection antivirus robuste intégrée au système d’hébergement mail. Cela permet de détecter et de bloquer les virus et les logiciels malveillants avant qu’ils n’atteignent les boîtes de réception des utilisateurs.
Vérifiez également les mesures de sécurité pris en charge par l’hébergeur, telles que l’authentification à deux facteurs pour renforcer l’accès aux comptes, les protocoles d’authentification mail (SPF, DMARC, DKIM, ARC) et des filtres anti-spam pour bloquer les emails indésirables et les tentatives de phishing.
Fonctionnalités supplémentaires
Les fonctionnalités supplémentaires proposées par un service d’hébergement mail peuvent grandement enrichir votre expérience utilisateur et améliorer l’efficacité de vos communications. Par exemple, un générateur de signature permet de créer des signatures professionnelles standardisées pour chaque email sortant, renforçant ainsi l’image de marque de votre entreprise et facilitant la communication professionnelle.
De même, la synchronisation des données entre différents appareils est une fonctionnalité essentielle pour accéder aux emails, contacts et autres données sur un seul appareil.
Prix
Le tarif d’un service d’hébergement mail peut varier considérablement selon des fonctionnalités offertes, la capacité de stockage et de transfert, les protocoles pris en charge et le niveau de sécurité proposé. Il peut aussi varier d’un hébergeur à un autre.
Pour trouver un bon rapport qualité-prix, comparez les différents hébergeurs et plans tarifaires puis évaluez les coûts à long terme de votre investissement. Optez ensuite pour un fournisseur qui propose des options flexibles et transparentes, adaptées à votre budget et à vos besoins spécifiques en matière d’hébergement mail.
Le service d’hébergement mail de LWS
Si vous cherchez un hébergement mail avec un excellent rapport qualité-prix, nous vous proposons une gamme complète d’offres d’adresse mail professionnelle chez LWS. Nos solutions sont accessibles à partir de 0,79 € HT/mois/boîte, et selon la formule choisie, vous pourrez bénéficier d’un stockage généreux allant de 10 Go à 50 Go par boîte et une limite de 100 Mo par pièce jointe.
Nous accordons une importance primordiale à la sécurité de vos communications. Nos services incluent une protection anti-virus pour que vos emails soient protégés contre les menaces potentielles. Nos filtres anti-spam avancés vous permettent de dire adieu aux courriers indésirables. De plus, vos données sont sauvegardées quotidiennement pour une sécurité maximale.
Pour une gestion optimale de vos emails, nos offres incluent également des fonctionnalités pratiques. Vous bénéficiez de la synchronisation des données pour accéder à vos emails, contacts, calendriers et autres données de messagerie depuis n’importe quel appareil.
Une fonctionnalité calendrier et contacts est également incluse pour organiser votre emploi du temps et gérer vos contacts professionnels en un seul endroit. Un générateur de signature personnalisable avec vos coordonnées et logo est aussi mis à votre disposition ainsi qu’un assistant d’écriture par IA qui vous aide à corriger les fautes tout en proposant des réponses automatiques adaptées.
Outre ces points, sachez qu’avec nos offres, vous pouvez mettre en place les protocoles d’authentification email pour assurer la délivrabilité de vos courriels. Nous proposons aussi un service SMTP premium dérivabilité max pour une livraison fiable et efficace de vos messages.
Peu importe la formule choisie, nous offrons un nom de domaine gratuit et une remise de 15% avec le code CH514 lors de la commande.
Et si vous avez besoin à la fois d’adresses emails professionnelles et d’un hébergement web, n’hésitez pas à consulter nos plans d’hébergement internet qui vous permettent de bénéficier d’un espace de stockage de 5Go par boîte (50 Go pour l’ensemble des boîtes mails).
Conclusion
En conclusion, le choix judicieux d’un hébergement mail est essentiel pour optimiser les communications de votre entreprise.
En tenant compte des critères de sécurité robuste, de la capacité de stockage et de transfert, du niveau de délivrabilité, des fonctionnalités avancées et du prix, vous pouvez choisir le meilleur hébergement mail et renforcer la productivité de votre équipe tout en sécurisant efficacement vos échanges avec vos clients et partenaires.
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