Les e-mails personnels comme professionnels peuvent contenir des informations précieuses. Toutefois, dans un cadre professionnel, les courriels regroupent souvent des éléments critiques : contrats signés, échanges sur le suivi de projets, documents administratifs, etc. Perdre ces données peut avoir de graves conséquences. C’est pourquoi il est essentiel de connaître les meilleures astuces pour assurer une sauvegarde mail pro réussie.
Sauvegarde mail pro : astuces pour réussir
La sauvegarde mail pro peut sembler technique, mais avec les bons outils, les bons réflexes et bien sûr les bonnes astuces, elle devient facile à mettre en place. Que vous utilisiez un hébergeur, un webmail ou un logiciel comme Outlook, il existe plusieurs solutions concrètes pour sauvegarder vos emails professionnels. Voici cinq astuces simples et efficaces pour ne perdre aucune donnée.
1. Exploitez la fonction de sauvegarde proposée par votre hébergeur
Certains hébergeurs, comme LWS, permettent d’effectuer une sauvegarde mail pro directement depuis l’espace client. Si vous êtes déjà client chez nous, vous bénéficiez d’un panneau d’administration intuitif qui vous permet de sauvegarder vos e-mails professionnels en quelques clics.
Et si vous n’êtes pas encore client, mais souhaitez profiter de cette fonctionnalité, il vous suffit de souscrire à l’une de nos offres incluant la sauvegarde. Deux options s’offrent à vous, selon vos besoins :
Souscrire à un service de boîte mail professionnel
Cette option est idéale si vous cherchez uniquement une adresse mail professionnelle avec la fonction de sauvegarde de mail pro. Vous profitez d’un nom de domaine gratuit la première année, d’un espace de stockage allant de 10 Go à 50 Go par boîte, et de fonctionnalités avancées telles qu’un assistant d’écriture IA, un générateur de signature, et la synchronisation des contacts et du calendrier.
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Souscrire à une formule d’hébergements web
Cette option est parfait si vous souhaitez combiner site internet, adresses mails professionnelles et sauvegarde mail pro. Vous bénéficiez là aussi d’un domaine offert la première année et de fonctionnalités pratiques comme la synchronisation du calendrier et contacts. A cela s’ajoute les options pratiques pour le site, comme l’accès à un auto-installeur pour créer votre site facilement avec le CMS de votre choix, de 10 à un nombre illimité de boîtes mails (5 Go/boîte), et de nombreux outils comme la synchronisation des calendriers et contacts.
Besoin d’un hébergeur web pour votre site ?
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Après avoir souscrit à l’une de ces offres, vous pourrez créer votre adresse mail professionnelle chez LWS, puis transférer le contenu de votre boîte mail actuelle vers cette nouvelle adresse si besoin pour ensuite bénéficier de la fonction de sauvegarde mail pro. Pour découvrir comment faire ce transfert, rendez-vous à l’astuce n°5.
2. Utilisez l’interface webmail fournie par votre hébergeur
De nombreux hébergeurs mettent à disposition un webmail pour consulter les emails sans passer par un logiciel. Chez LWS, l’interface utilisée est Roundcube. Ce webmail permet d’effectuer une sauvegarde mail pro manuelle en téléchargeant vos messages. Via le webmail, vous pouvez :
- Exporter un courriel individuel au format .eml.
- Sélectionner et exporter plusieurs courriels à la fois sous forme d’archive .zip.
Tous les fichiers seront alors sauvegardés localement, dans le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur. Pour plus d’inforamations sur cette astuce, nous vous invitons à consulter notre guide « Comment sauvegarder des emails sur le webmail LWS »
3. Effectuez une sauvegarde mail pro depuis un client de messagerie
Un client de messagerie est un logiciel qui vous permet de gérer et sauvegarder vos emails directement depuis votre ordinateur. Un exemple courant est Outlook. Vous pouvez configurer votre mail pro sur Outlook si besoin. Cela vous permet d’effectuer une sauvegarde mail pro facilement. Vous pouvez par exemple configurer vos mails pro LWS sur Outlook pour ensuite réaliser une sauvegarde mail professionnel et stocker l’archive sur votre ordinateur. Pour ce faire, deux options s’offrent à vous :
- Configuration en IMAP : pour synchroniser en temps réel les messages avec le serveur. C’est recommandé si vous accédez souvent à vos mails depuis plusieurs appareils.
- Configuration en POP : si vous souhaitez conserver une copie locale et indépendante des mails. Cela peut être utile pour une sauvegarde mail pro complète sur votre poste.
Une fois configuré, Outlook permet d’exporter tous vos emails au format .pst, facilement stockable sur un disque dur externe.
4. Optez pour la redirection automatique vers une autre adresse pour sauvegarder vos mails professionnels
La redirection d’emails consiste à transférer automatiquement tous les messages reçus vers une autre boîte de réception. Cela permet de :
- Centraliser tous vos courriels dans une seule adresse ;
- Conserver une copie de vos mails ailleurs, ce qui en fait une forme de sauvegarde mail pro.
Chez LWS, cette fonctionnalité est disponible via l’espace d’administration, aussi bien pour les adresses mails incluses dans un hébergement que pour les services mails professionnels. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre documentation à ce sujet : « Comment créer une redirection email ».
5. En créant une nouvelle adresse et en copiant les mails vers cette adresse
Une autre méthode de sauvegarde mail pro consiste à créer une seconde adresse email et à y transférer tout ou partie de vos messages. Cela peut être utile si :
- Vous changez de service de messagerie,
- Vous souhaitez conserver une copie des anciens messages avant une suppression ou une réorganisation.
Chez LWS, l’outil IMAP Copy vous permet de transférer le contenu d’un compte mail vers un autre en toute simplicité. Cette solution est idéale pour les sauvegardes manuelles ou pour déplacer vos données d’une ancienne boîte vers une nouvelle. C’est aussi pratique si vous souhaitez passer de votre hébergeur mail actuel vers LWS, sans perdre vos contenus mails !
Conclusion
La sauvegarde mail pro n’est pas un simple réflexe de prudence : c’est une nécessité pour garantir la sécurité de vos échanges professionnels. Grâce aux astuces communiquées dans cet article, vous savez maintenant comment effectuer une sauvegarde mail professionnel. Comme vous pouvez le constater, la sauvegarde est très facile chez certains hébergeurs. Donc, pour vous faciliter la tâche, optez pour un hébergeur qui vous facilite la tâche, comme LWS par exemple.