Depuis l’entrée en application du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les entreprises doivent se conformer à des règles strictes en matière de protection des données personnelles. Ces règles impactent particulièrement les campagnes de marketing par email, où le respect des obligations légales est essentiel pour éviter des sanctions sévères. Cet article vous guidera sur ce qu’il faut faire pour un emailing RGPD conforme.
Emailing RGPD : les principes du Règlement Général sur la Protection des Données
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux visant à protéger les données personnelles des individus. En matière d’emailing RGPD, le principe de licéité, loyauté et transparence est crucial. Les entreprises doivent obtenir un consentement explicite de chaque destinataire avant de lui envoyer des emails commerciaux.
Emailing RGPD : les obligations légales à respecter pour être conforme
En matière d’emailing RGPD, il faut respecter les obligations légales pour éviter les sanctions et maintenir la confiance des destinataires. Ci-après les choses à faire pour être conforme.
Information clair et transparente
Les entreprises doivent fournir aux destinataires des informations claires et précises sur la collecte et l’utilisation de leurs données personnelles. Cela inclut :
- L’identité et les coordonnées du responsable du traitement des données
- Les finalités du traitement des données
- La base légale du traitement (ex. consentement, intérêt légitime)
- Les destinataires des données (ex. tiers partenaires)
- La durée de conservation des données
- Les droits des destinataires concernant leurs données et comment les exercer
Sécurité des données
Assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles est une obligation clé de l’emailing RGPD. Les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données contre la perte, le vol, et l’accès non autorisé. Cela peut inclure le chiffrement des données, l’utilisation de connexions sécurisées (SSL/TLS), et des politiques de gestion des accès rigoureuses.
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Prestataires conformes au RGPD
Les obligations au sujet de l’emailing RGPD concernent aussi vos partenaires. Lorsque vous travaillez avec des prestataires, il est essentiel de vérifier qu’ils sont conformes au Règlement Général sur la Protection des Données. Tous les sous-traitants qui traitent des données personnelles en leur nom doivent également respecter les règles du RGPD, comprenant la sécurité et la confidentialité des données.
Par exemple, si vous passez par un hébergeur mail pour les adresses emails que vous allez utiliser pour un emailing RGPD, le prestataire doit respecter le RGPD.
C’est le cas de LWS. Si vous avez besoin d’une adresse mail professionnelle conforme au RGPD pour lancer une campagne de marketing par courriel, n’hésitez pas à consulter nos offres ! De plus, vous pouvez bénéficier d’une remise de 15% sur notre site avec le code CH514.
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Notification des violations de données
Si vous voulez réaliser un emailing RGPD, en cas de violation de données personnelles, vous êtes tenu de notifier l’autorité de protection des données compétente dans les 72 heures suivant la découverte de la violation. Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des individus, les concernés doivent également être informés sans délai.
Obtention et preuve du consentement
Dans le cadre de l’emailing RGPD, avant d’envoyer des emails commerciaux, il est impératif d’obtenir un consentement explicite de chaque destinataire :
- Les formulaires d’inscription : ils doivent être clairs, spécifiques et sans cases pré-cochées
- Les destinataires : ils doivent être pleinement informés de l’utilisation de leurs données
- Les entreprises : elles doivent être en mesure de prouver le consentement en conservant des enregistrements détaillés
Facilité de désabonnement
Lors d’une campagne de marketing par courriel, les contacts doivent pouvoir se désabonner facilement et à tout moment :
- Chaque email envoyé doit contenir un lien de désabonnement clairement visible
- Le processus de désabonnement doit être simple et rapide, sans étapes compliquées
Faire valoir les droits des contacts
L’emailing RGPD accorde aux individus plusieurs droits concernant leurs données personnelles. En tant qu’entreprise, vous devez être prêt à répondre à ces demandes :
- Droit d’accès : les contacts peuvent demander à voir les données personnelles que vous détenez sur eux
- Droit de portabilité : les contacts peuvent demander que leurs données personnelles soient transférées à une autre organisation
- Droit de rectification : les contacts peuvent demander la correction de données inexactes ou incomplètes
- Droit d’effacement : les contacts peuvent demander la suppression de leurs données personnelles
Exemple d’emailing qui respecte le RGPD
Pour illustrer les bonnes pratiques de conformité au RGPD, voici un exemple d’emailing promotionnel qui respecte toutes les obligations légales.
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Emailing RGPD : sanctions en cas de non-respect
Le non-respect des obligations légales en matière d’emailing sous le RGPD peut entraîner des sanctions sévères.
Les amendes administratives pour non-conformité au RGPD peuvent être extrêmement lourdes. Elles sont calculées en fonction de la gravité de l’infraction et peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel international de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu.
Les violations graves, telles que l’absence de consentement ou la non-protection des données personnelles, sont particulièrement susceptibles d’entraîner des amendes élevées.
Les individus dont les droits ont été violés peuvent intenter une action en justice contre les entreprises non conformes. Cela peut conduire à des indemnisations pour les préjudices subis, qu’ils soient matériels ou immatériels.
Sinon, les entreprises qui ne respectent pas l’emailing RGPD risquent également de subir des dommages importants à leur réputation. Les violations de données et les sanctions peuvent nuire à la confiance des clients et des partenaires, ce qui peut avoir un impact négatif sur l’activité et la rentabilité de l’entreprise.
Conclusion
Respecter les obligations légales de l’emailing RGPD est essentiel pour éviter les sanctions et maintenir la confiance de vos destinataires. Maintenant que vous connaissez ces obligations, mettez-les en pratique pour des campagnes d’emailing conformes.