Selon les estimations, en entreprise, chaque collaborateur envoie en moyenne 34 mails par jour. Pour garantir une correspondance claire et efficace, il faut connaître les règles de communication par mail. En les suivant, vous pourrez établir des relations solides avec vos collègues, clients et partenaires, tout en prévenant les malentendus.
Sans plus tarder, découvrez ci-après les 10 règles indispensables à respecter pour améliorer vos échanges par email.
Utilisez une adresse mail professionnelle
Les règles de communication par mail en entreprise imposent l’utilisation d’une adresse mail personnalisée.
N’utilisez pas une adresse personnelle comme thomas123@gmail.com. Créez plutôt une adresse mail associée à votre nom de domaine, comme par exemple thomas@sonentreprise.com, pour renforcer la crédibilité de votre entreprise. Chez LWS, vous pouvez créer votre adresse mail professionnelle en souscrivant à notre offre de boîte mail professionnel.
Nos tarifs sont très attractifs, mais vous pouvez économiser davantage en utilisant le code promo CH514 pour bénéficier d’une réduction de 15 %. En plus, vous obtiendrez divers avantages comme un nom de domaine offert, un stockage généreux compris entre 10 Go et 50 Go par boîte selon la formule choisie, des outils indispensables tels qu’un calendrier intégré, la gestion des contacts, des données synchronisées, etc.
Besoin d'adresses emails pro et personnalisées ?
LWS vous conseille ses adresses email personnalisées (mail@votredomaine.fr) à partir de 0,79€ par mois et par boîte mail. Vous obtenez un domaine offert au choix (.fr .com .net .site .xyz .boutique…) et un certificat SSL (https).
Utilisez un objet clair et précis
Après l’utilisation d’une adresse mail personnalisée, si vous voulez respecter les règles de communication par mail en entreprise, choisissez un objet bien formulé. Un objet clair et précis aide le destinataire à identifier immédiatement le sujet de votre message.
Pour rédiger cet objet, soyez direct et évitez les termes vagues. Par exemple, au lieu d’écrire « Question », optez pour « Demande de renseignements sur le projet X ». Cela attire l’attention et augmente les chances d’une réponse rapide.
Adoptez un ton professionnel et courtois
Un courriel respectueux est fondamental dans les règles de communication par mail. Adoptez un ton qui reflète le professionnalisme de votre entreprise tout en étant accessible.
Évitez les familiarités excessives et privilégiez un langage poli. Utilisez également des formules comme « Bonjour » et « Cordialement » pour encadrer vos messages. Cela montre votre respect envers le destinataire et favorise un climat de travail agréable.
Soyez concis et allez à l’essentiel
Les règles de communication par mail exigent que vous soyez concis. Les destinataires reçoivent souvent de nombreux messages par jour. Pour respecter leur temps, concentrez-vous sur l’essentiel et évitez les détours inutiles.
Utilisez des phrases courtes et claires pour transmettre votre message, et n’hésitez pas à utiliser des listes pour présenter plusieurs points. Cela facilite la lecture et aide à la compréhension immédiate.
Si besoin, faites appel à l’intelligence artificielle. Pour information, notre offre d’adresse mail pro comprend un assistant d’écriture de mail par IA : LWS GPT.
Évitez les fautes d’orthographe et de grammaire
La qualité de votre communication est l’une des règles de communication par mail les plus importantes. Pour refléter le professionnalisme, il faut rédiger un courriel sans fautes. Vous devez faire très attention à l’orthographe et à la grammaire.
Des erreurs peuvent donner une impression de négligence et affecter votre crédibilité. Avant d’envoyer un mail, relisez-le soigneusement et utilisez des outils de correction automatique ou notre assistant d’écriture par IA LWS GPT pour corriger vos mails si nécessaire. Et si besoin, n’hésitez pas à demander à un collègue de le relire pour un avis externe.
Utilisez des formules de politesse appropriées
Respecter les règles de communication par mail signifie aussi intégrer des formules de politesse adaptées à chaque situation. Un message bien formulé commence et se termine par une salutation appropriée.
Par exemple, commencez par « Madame » ou « Monsieur » selon le contexte, et concluez par des phrases comme « Je vous remercie pour votre attention » ou « N’hésitez pas à me contacter pour toute question ». Cela crée une atmosphère respectueuse et professionnelle.
Répondez rapidement aux messages
Parmi les règles de communication par mail les plus importantes, il y a aussi le fait de répondre rapidement aux messages que vous recevez. Une réponse rapide démontre votre engagement et votre sérieux.
Si vous ne pouvez pas fournir une réponse complète immédiatement, accusez réception de l’email en indiquant que vous reviendrez vers le destinataire dès que possible. Cela évite de laisser le destinataire dans l’incertitude.
Respectez la hiérarchie des destinataires
Les règles de communication par mail incluent également le respect de la hiérarchie lors de l’envoi d’un message. Lorsque vous adressez un courriel à plusieurs destinataires, veillez à respecter leur position dans l’organisation.
Cela évite les malentendus et démontre une bonne compréhension des dynamiques professionnelles. Si nécessaire, utilisez la fonction « Cc » pour inclure d’autres personnes tout en gardant la discussion centrée sur le destinataire principal.
Utiliser une signature professionnelle
Une signature professionnelle est essentielle pour donner à vos échanges un aspect plus formel et crédible. Elle doit inclure votre nom, votre poste, le nom de votre entreprise et vos coordonnées principales. En utilisant une signature cohérente, vous renforcez l’image de votre marque et facilitez les échanges futurs avec vos interlocuteurs, tout en respectant les meilleures pratiques des règles de communication par mail.
Bon à savoir, si vous souscrivez à notre offre d’adresse mail pro, vous pourrez bénéficier d’un générateur de signature professionnelle.
Règles de communication par mail : respectez la loi sur la communication professionnelle
Enfin, il est essentiel de se conformer aux règles de communication par mail établies par la législation en matière de communication.
Cela inclut des aspects tels que le consentement du destinataire avant l’envoi de courriels commerciaux, l’ajout d’une option de désabonnement dans vos communications commerciales, etc. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article sur « L’emailing RGPD ».
Conclusion
Respecter les règles de communication par mail en entreprise est essentiel pour établir des relations professionnelles solides et garantir une correspondance efficace. En appliquant les 10 conseils de cet article, vous améliorez non seulement la clarté de vos messages, mais vous renforcez également votre image professionnelle.