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Outlook est l’un des logiciels clients de messagerie électroniques les plus populaires en ligne. Il vous permet de gérer des comptes e-mails professionnels, mais aussi vos adresses e-mails personnelles en accédant à vos boîtes aux lettres instantanément. Vous pouvez l’installer sur la plupart des systèmes d’exploitation les plus populaires en ligne dont Windows, macOS ou encore les systèmes Linux.
Si vous utilisez Outlook pour gérer l’adresse e-mail professionnelle de votre entreprise, vous bénéficiez des nombreux avantages. Continuez à lire cet article pour découvrir les avantages et les quelques inconvénients du client de messagerie Outlook.
Quels sont les avantages de l’application de messagerie Outlook ?
Outlook fait partie de la suite Microsoft 365 et offre des nombreux avantages pour les professionnels. Nous allons passer en revue ces multiples avantages dans la partie ci-dessous.
1. Gérer plusieurs adresses professionnelles simultanément
Si vous devez gérer plusieurs adresses e-mails professionnels, Outlook est sûrement l’application de messagerie électronique de premier choix. En effet, une fois que tous vos comptes sont configurés dans le logiciel, vous pouvez passer d’une boîte aux lettres à une autre pour lire vos messages et y répondre s’il y a la nécessité de façon instantanée.
Par ailleurs, le processus visant à configurer une adresse e-mail sur Outlook est extrêmement simple, et ce, que votre compte soit professionnel ou personnel.
2. Un client de messagerie électronique pour utiliser une adresse e-mail avec un domaine personnalisé
Si vous êtes une entreprise qui évolue en ligne, vous voudrez certainement avoir une adresse e-mail professionnelle. À la différence d’une adresse gratuite (par exemple : johncarter@gmail.com, fidel-j@yahoo.com…), une adresse mail professionnelle (par exemple : kevin-marc@votreentreprise.com, contact@societefree.fr…) est payante.
De manière succincte, une adresse e-mail professionnelle est liée à un nom de domaine personnalisé. Cette dernière permet de communiquer en ligne tout en assurant la notoriété de votre marque. Vous devez noter que vous pouvez ajouter plusieurs comptes professionnels sur Outlook et en faire une gestion simultanée.
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3. Un outil puissant pour rédiger et envoyer n’importe quel type de message
Outlook met également accent sur la facilité d’utilisation. Les utilisateurs de ce client de messagerie bénéficient d’une interface puissante pour rédiger un courriel électronique de toute nature. Depuis l’écran d’édition de mails, vous pouvez ajouter des images, des vidéos, des fichiers audio et mettre en forme votre message comme bon vous semble.
En plus, Outlook faisant partie de la suite Microsoft 365, vous pouvez saisir votre message depuis Microsoft Office Word et l’envoyer à tous les contacts sélectionnés. En outre, un autre avantage avec ce client de messagerie est qu’il est équipé d’un mode de travail hors connexion.
Cela suppose que vous pouvez saisir vos courriels même en absence de connexion et ils seront expédiés une fois que votre appareil est connecté.
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4. Une application accessible depuis les appareils mobiles
À l’heure du digital, le temps est un facteur qui peut modifier considérablement votre productivité. Et la consommation de produits digitaux sur mobile a presque atteint son paroxysme. Les mobinautes ont l’avantage d’accéder aux produits qu’ils utilisent instantanément en présence d’une connexion internet.
Depuis votre téléphone intelligent, vous pouvez accéder à n’importe quel moment à tous vos comptes et en faire une gestion comme si vous étiez connecté depuis votre ordinateur. Pour cela, vous pouvez installer l’application Outlook développée par Microsoft Corporation et compatible avec tous les téléphones à système d’exploitation Android et iOS.
5. Ajout facile des signatures personnalisées à vos courriels électroniques
Un autre avantage dont vous bénéficiez en utilisant Outlook est la possibilité d’ajouter une signature électronique à tous vos messages. Depuis votre application, vous pouvez configurer une signature comportant du texte, une image ou encore le logo de votre entreprise.
Signer tous vos courriels électroniques est une des façons pour mettre en avant la notoriété de votre marque chaque fois que vous communiquez par mail.
6. Travailler dans un environnement collaboratif
Outlook est un client de messagerie assez puissant pour vous permettre de travailler dans un environnement de collaboration. Très facilement, vous pouvez faire appel à des profils externes pour partager la charge de travail et progresser rapidement votre entreprise.
Vous pouvez par exemple vous faire aider dans la planification de tâches ou dans la prise de rendez-vous avec la fonctionnalité calendrier d’Outlook. Vous pouvez également appeler un autre collaborateur pour gérer votre liste de contacts ou créer des cartes de visite.
7. Application en pleine évolution : Outlook 2023
Outlook est un logiciel de messagerie en évolution constante. De plus en plus, des nouvelles fonctionnalités sont ajoutées au client de messagerie de Microsoft. À partir de l’année 2023, une fonctionnalité “Focus Time d’Outlook” sera accessible aux utilisateurs. Il s’agit d’un mode permettant de travailler dans l’application sans être interrompu par les notifications. Ce qui permet de rester concentré sur le travail et améliorer la productivité.
Plus simplement, les utilisateurs devront utiliser le calendrier pour planifier les périodes de concentration. Ainsi, une fois que le mode concentration est activé, vous pouvez travailler pendant toute la période sans être dérangé.
En outre, une autre fonctionnalité prévue est sans doute l’aperçu d’un lien ajouté dans un mail. Cela suppose qu’il sera possible pour les utilisateurs d’avoir un aperçu d’une page sous-jacente à partir de son lien inséré dans un courriel électronique sans quitter le client de messagerie. Cependant, cette fonctionnalité est encore à l’étape de tests.
Microsoft Outlook : quels sont les inconvénients ?
Parce qu’il a des points forts, Outlook a également ses points faibles. Il faut par exemple déplorer un manque de flexibilité dans le flux RSS du client de messagerie et l’insuffisance de modèles de mails à utiliser. Pour les débutants, la configuration peut paraître complexe et stressante à cause d’un nombre impressionnant de fonctionnalités.
Et ce n’est pas tout ! Outlook est un logiciel cible de nombreuses attaques de sécurité. Vous devez donc être vigilant lorsque vous gérez votre boîte aux lettres.
Bravo pour avoir lu cet article. Outlook présente des avantages énormes pour les professionnels, dont les plus généraux ont été décrits dans cet article. Nous avons parlé par ailleurs de quelques inconvénients de ce client de messagerie. Vous pouvez dès maintenant l’installer sur votre appareil et commencer à gérer efficacement toutes vos adresses e-mails professionnels dans un seul endroit.
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Avez-vous des questions sur l’utilisation d’une adresse e-mail professionnelle sur Outlook ? Utilisez la section commentaires pour nous écrire.
