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Au cours des dernières années, les processus et les méthodes de travail ont grandement changé. Sans aucun doute, la flexibilité est désormais une évidence, c’est pourquoi le modèle d’environnement hybride s’est répandu parmi les entreprises. Les outils de collaboration doivent donc s’adapter à cette situation, dans le but de promouvoir le travail d’équipe en tout lieu. L’un des meilleurs outils conçus à cet effet pour les entreprises est Google Workspace. Vous vous demandez en quoi l’utilisation de cet outil peut être bénéfique pour votre entreprise ? Découvrez dans cet article les meilleures fonctionnalités et les raisons pour lesquelles vous devriez envisager Google Workspace pour favoriser une bonne performance de votre entreprise.
En quoi consiste Google WorkSpace ?
Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, est un ensemble d’outils innovants basés sur le Cloud computing, conçus pour faciliter le travail en équipe. En effet, il s’agit d’une suite d’outils pour la création, la collaboration, la productivité et la mobilité des entreprises. Google Workspace rassemble des applications telles que Gmail, Chat, Agenda, Drive, Docs, Sheet, Meet et plusieurs autres applications dans un seul espace de travail intégré, transformant ainsi la façon dont les gens travaillent et développent des projets ensemble.
Ces outils intégrés au Cloud font partie de l’offre de solutions de transformation numérique de Google Cloud, apportant toute l’innovation et le savoir-faire technologique que Google a déjà développés dans ce domaine. Avec ces outils, Google Workspace se présente comme une solution moderne et sécurisée permettant aux entreprises de proposer des options de télétravail efficaces.
Les avantages qu’offre Google Workspace
Comme vous pouvez le constater, Google WorkSpace rassemble les ressources dont les entreprises ont besoin pour faire face aux défis actuels et futurs. Découvrez les avantages qui expliquent pourquoi votre entreprise devrait opter pour Google Workspace.
Innovation
Chez Google, l’innovation est dans leur ADN. Google Workspace est un produit en constante évolution. Cela signifie que les organisations qui l’adoptent sont toujours à la pointe de cette technologie. Son architecture garantit qu’il n’y a pas de temps d’arrêt programmé pour les mises à jour. À titre d’exemple d’innovation, en 2019, Google a introduit plus de 200 fonctionnalités supplémentaires dans son ensemble d’outils Google Workspace.
Accessible à tout moment et en tout lieu
En tant que plateforme hébergée sur le Cloud, Google Workspace pour les entreprises est accessible 24 heures sur 24, où que vous soyez. Les applications Google Workspace prennent en charge plusieurs navigateurs. Vous pouvez également utiliser n’importe quel appareil pour accéder aux fonctionnalités et au contenu de Google Workspace, qu’il s’agisse d’un Mac ou d’un PC, d’un téléphone Android ou d’une tablette Apple.
Grâce aux fonctionnalités hors ligne de Google Espace de travail, vous n’avez pas besoin d’utiliser Internet pour effectuer votre travail ou accéder à vos données. Si vous préférez avoir une copie de vos fichiers hébergée localement pour votre tranquillité d’esprit ou pour travailler hors ligne, G File Stream peut synchroniser votre dernier contenu G Drive sur votre appareil. Ainsi, Google s’assure que vous travaillez toujours avec les fichiers les plus récents et que vous ne perdez pas de temps à déplacer ou à dupliquer des éléments.
L’avantage sous-jacent de l’accessibilité de Google Workspace est que le travail à distance et en déplacement est complètement simplifié. Les employés peuvent créer des documents, collaborer avec leurs collègues en temps réel, passer des appels vidéo ou envoyer des courriels à tout moment et de n’importe où dans le monde.
Sécurité d’entreprise de pointe
Une autre raison essentielle d’utiliser Google Workspace est que la plateforme fait tout son possible pour protéger vos informations. Google utilise des protocoles de sécurité rigoureux, à la pointe de l’industrie, pour ses centres de données physiques et ses opérations hébergées dans le nuage.
Certaines de ces mesures comprennent :
- Vérification en deux étapes : si quelqu’un se connecte à partir d’un appareil non reconnu, l’utilisateur du compte reçoit immédiatement un SMS contenant un code de vérification afin de fournir une couche de sécurité supplémentaire.
- Sécurité de pointe : la biométrie de type Mission Impossible et la détection laser ne sont que quelques-unes des mesures de sécurité de “haut niveau” utilisées pour protéger les centres de données physiques de Google.
- Perfect Forward Secrecy : tout le contenu circulant entre les serveurs de Google et ceux d’autres entreprises est crypté. Par exemple, tous les courriels que vous envoyez ou recevez sont chiffrés à 100 %, de sorte que vous pouvez les ouvrir en toute sécurité. Les administrateurs peuvent également définir des règles de cryptage personnalisées pour des contenus spécifiques.
- Détection IA de la surveillance des connexions : Pour contrer toute activité suspecte, Google alertera immédiatement les administrateurs s’il détecte un comportement de connexion nouveau ou inhabituel.
Productivité
L’utilisation de Google Workspace permet aux employés de rationaliser la façon dont ils travaillent et collaborent entre eux, ce qui améliore considérablement l’efficacité et la productivité. Les entreprises du monde entier sont confrontées à une pression croissante pour rester compétitives et répondre aux besoins de leurs clients.
Google Workspace permet aux équipes de partager instantanément des idées, de participer à des réunions à distance, de collaborer en temps réel et bien plus encore. Cette nouvelle façon de travailler est rendue possible par des architectures basées sur le Cloud computing qui permettent de surmonter les inefficacités d’un mode de travail dépendant des PC et basé sur des outils de productivité cloisonnés.
Une gouvernance administrative simplifiée
La console d’administration de Google Workspace est un outil puissant qui permet aux propriétaires et aux administrateurs d’entreprises de mieux contrôler les opérations commerciales. Grâce à la console d’administration, les utilisateurs peuvent appliquer des restrictions ou des conditions aux comptes des employés, aux données, aux dispositifs, aux paramètres d’audit et aux applications afin de garantir leur utilisation correcte.
Le tableau de bord de la console génère également des rapports sur l’activité des utilisateurs, fournissant ainsi aux administrateurs des informations clés sur la façon dont les employés utilisent Google Workspace for Business. En quelques clics, les administrateurs peuvent recueillir des informations utiles, telles que la quantité de contenu créé, les membres de l’équipe qui tirent le meilleur parti des fonctions d’amélioration de la productivité ou le périphérique qui peut constituer une menace potentielle pour la sécurité.
Création de contenu de marque
Les intégrations tierces sont un autre grand avantage de Google Workspace for Business. En effet, la plateforme fonctionne bien avec des logiciels tiers, notamment des solutions de CRM et des plateformes de gestion de modèles comme Templafy. Par exemple, Templafy et Google Workspace fonctionnent ensemble pour donner aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin pour créer des documents et des présentations intelligents.
Il est possible d’accéder aux modèles dynamiques directement à partir des applications de Google Workspace, et d’obtenir toutes les informations personnalisées, le formatage, les avertissements et les éléments de marque visuelle dont un employé a besoin pour créer son document. Ces modèles dynamiques réduisent considérablement le temps de création et permettent d’obtenir des documents conformes, bien conçus et portant une marque.
Réduction des coûts
Les propositions de Google sont très rentables. Le modèle SaaS de Google Workspace permet de payer à l’utilisation. Ainsi, vous ne payez que pour le nombre d’utilisateurs de la solution, sans avoir à mettre à niveau ou assurer la maintenance du matériel du serveur, le stockage, etc. comme c’est souvent le cas avec les solutions sur site. En outre, il convient de souligner l’évolutivité de la solution de Google, qui permet d’adapter ses services en volume, au rythme souhaité par le client, par une demande simple et immédiate. Les solutions Google Workspace sont automatiquement mises à jour.
Aucun logiciel n’est installé sur le poste de travail de l’utilisateur. Il n’y a donc aucun coût lié à la migration des versions, à l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou de correctifs, à la maintenance ou même aux mises à jour de sécurité. Les outils de collaboration vous permettent de réduire les déplacements ou même l’espace de bureau si vous le souhaitez. La mise à l’échelle est facile. Vous payez simplement pour un autre compte Google Workspace au lieu de payer pour plus de logiciels ou de stockages.
Amélioration de la collaboration avec les partenaires
Google Workspace permet de collaborer avec des utilisateurs internes et externes sans avoir besoin d’une licence d’utilisation externe, simplement en utilisant un navigateur. Un débit très rapide est obtenu lorsqu’il y a des activités simultanées impliquant de nombreuses personnes, par exemple : l’élaboration de la proposition, qui peut impliquer des équipes pouvant se trouver n’importe où dans le monde, qu’elles soient commerciales, techniques, juridiques, etc.
Les processus budgétaires
Les entreprises bénéficient d’une publication d’informations de toute nature (par exemple, prix, actions, déplacements, etc.). Les processus de ressources humaines qui rapprochent l’organisation du salarié : formation, rétention des talents, processus d’évaluation, etc.
Evolution et avenir
La plateforme de Google est en constante évolution. Ses fonctions sont améliorées chaque semaine, suivant un cycle de développement rapide et agile qui permet aux utilisateurs et aux administrateurs de recevoir les nouvelles fonctions dès qu’elles sont disponibles. Cela permet aux entreprises de rester à la pointe de la technologie sans avoir à gérer son évolution, sa mise en œuvre ou ses opérations quotidiennes, afin qu’elles puissent se concentrer sur l’optimisation.
Conformité
Google a conçu Google Workspace pour répondre à des normes strictes en matière de confidentialité et de sécurité, conformément aux meilleures pratiques du secteur, afin d’aider les clients à se conformer aux réglementations. Google propose des engagements contractuels stricts en matière de propriété des données, d’utilisation des informations, de sécurité, de transparence et de responsabilité.
Google se soumet également régulièrement à une série d’audits externes. Ces auditeurs indépendants examinent les contrôles, l’infrastructure et les opérations du centre de données de Google. Ces audits et normes comprennent notamment SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO27001, ISO 27017, ISO 27018:2014 et FedRAMP. En outre, Google Workspace est conforme aux réglementations établies par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et aux recommandations du Groupe de travail Article 29.
Si le fait de compter sur le Cloud pour protéger toutes vos informations vous rend nerveux, ne vous inquiétez pas, Google Workspace offre plusieurs options pour une meilleure protection des données. Avec Vault, par exemple, vous pouvez gérer, rechercher et exporter le courrier électronique et les fichiers de votre entreprise vers un appareil local, ainsi que définir des politiques de conservation pour toute vidéo. Google BackUp and Sync vous permet également de conserver une copie de toutes vos données hébergées dans le nuage sur votre appareil ou sur le serveur de votre entreprise.
Haute disponibilité
Concernant les accords de niveau de service (ANS), Google est parmi les meilleurs en termes de fiabilité, offrant un ANS de 99,9 % pour les services. Google Workspace ne connaît pas de temps d’arrêt ni de fenêtres de maintenance planifiée, et tous ses centres de données sont construits sur une infrastructure redondante. Alors que la plupart des entreprises s’adaptent à la « nouvelle normalité », Google Workspace suit le rythme du marché en lançant de nouvelles fonctionnalités qui rendent la collaboration et la communication plus intégrées. Cet outil est une excellente formule de productivité pour les entreprises qui souhaitent travailler avec des employés du monde entier et atteindre leurs objectifs en accomplissant les tâches quotidiennes plus rapidement et plus facilement.
Combien coûte Google Workspace ?
Les prix de Google Workspace sont basés sur un calendrier flexible et vont de 4,68 euros par mois et par utilisateur avec le forfait Business Starter à 15,60 euros avec le forfait Business Plus. Cependant, la version la plus populaire est le Business Standard, avec des prix intermédiaires.
Voici quelques références de prix et les différences entre les différentes formules :
- Business Starter : Il s’agit du premier tarif d’abonnement. Il est de 4,68 euros par utilisateur/mois. Il comprend un courrier électronique personnalisé avec le nom de l’entreprise, des appels vidéo jusqu’à 100 participants, 30 Go de stockage par utilisateur et une assistance standard.
- Business Standard : Le prix est de 9,36 euros par utilisateur/mois. On trouve les améliorations par rapport à la version précédente qui comprennent l’augmentation du nombre d’utilisateurs d’appels vidéo à 150, 2To par utilisateur et la possibilité d’opter pour un support payant amélioré.
- Business Plus : Cette option est disponible à partir de 15,60 euros par utilisateur/mois. Elle comprend, en plus de tout ce qui précède, l’assurance e-discovery et la conservation des e-mails, les appels vidéo jusqu’à 500 participants et l’enregistrement des participants, 5To par utilisateur et des contrôles avancés de gestion de la sécurité.
- Entreprise : Il s’agit de l’option la plus complète. Elle offre autant d’espace que nécessaire pour l’entreprise, des options de réduction du bruit pour les appels vidéo et la diffusion en direct sur le terrain, et une assistance de base améliorée. La tarification est adaptée à chaque cas.
En outre, tous les forfaits Google Workspace comprennent la messagerie électronique et des outils personnalisés tels que Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, etc.
Pourquoi payer pour Google Workspace alors que Google propose des applications gratuites ?
Bon nombre des solutions proposées par Google sont gratuites, par exemple les classiques habituels : Drive, Docs, Gmail, feuilles de calcul, présentations, etc. Mais parler de Google Workspace signifie payer pour ces solutions, dans un plan spécifique qui les inclura avec plus de fonctions et d’autres applications supplémentaires. C’est alors que nous nous demandons si cela vaut la peine de payer pour Google Workspace.
Plus de fonctionnalités
Il est évident qu’en payant, vous aurez accès à d’autres fonctionnalités premium qui vous permettront de travailler plus facilement. Lorsque vous souscrivez aux différents tarifs de Google Workspace, vous bénéficiez d’un espace suffisant pour stocker vos données dans le Cloud. Il ne s’agit là que d’une des nombreuses fonctionnalités premium. Contrairement aux comptes Gmail gratuits (qui offrent aux utilisateurs jusqu’à 15 Go de données gratuites), avec Google Workspace for Business, vous bénéficiez de données souvent illimitées pour tous vos actifs.
Par exemple, les fichiers, les applications, les photos, les documents et les e-mails. Quoi de mieux que de disposer d’un domaine pour sa propre messagerie ? Ou encore une assistance par courriel et par téléphone 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Avec Google Workspace, vous disposez de votre propre nom de domaine (@votreentreprise.com) et cela signifie déjà en soi plusieurs avantages, plus de capacité de stockage et de gestion. En outre, votre entreprise sera plus sécurisée grâce aux fonctionnalités de sécurité proposées, telles que l’identification en deux étapes.
Retour sur investissement élevé
Peu d’études ont évalué cet aspect. En février 2016, une étude non indépendante a été réalisée par Forrester Research (un cabinet d’études marketing) pour le compte de Google. L’étude se concentre sur les bénéfices, les avantages et les résultats que Google Workspace apporte à une entreprise qui choisit de travailler dans le nuage.
L’étude s’est concentrée sur 7 entreprises de taille moyenne qui avaient auparavant utilisé d’autres solutions de cloud computing et qui utilisaient désormais Google Workspace (G Suite à l’époque). Ils ont été audités sur une période de 3 ans et leurs performances ont été intégrées dans une organisation modèle afin d’analyser le ROI (retour sur investissement) et d’autres aspects. Le résultat a été un retour sur investissement de 304 % et un bénéfice de 170 836 euros par 100 utilisateurs sur les 3 années de l’étude.
Conclusion
Google Workspace est l’outil idéal qui facilite les activités de travail sur le web pour les entreprises qui souhaitent se connecter et interagir avec leurs employés en ligne, à tout moment et en tout lieu. 😁 L’écosystème Google dispose de nombreux autres outils qui peuvent vous aider au quotidien. Google Workspace offre les fonctionnalités les mieux adaptées à l’environnement collaboratif dont les entreprises ont besoin aujourd’hui, un système très flexible, idéal pour les environnements hybrides. Chaque application offre de nombreuses options de personnalisation et des fonctionnalités avancées, rendant chaque interface adaptée à chaque entreprise et à chaque utilisateur. Et tout cela à un prix qui convient à toutes les entreprises. Si vous cherchez un moyen d’accroître votre productivité, Google Workspace est peut-être la solution !
Et vous, utilisez-vous Google Workspace ? N’hésitez pas à nous donner un retour d’expérience en commentaires !
